Effizientes Projektmanagement mit Jira, Trello & Tableau

Einführung

Die Zugänglichkeit zu Daten ist auch außerhalb der BI-Welt von großer Bedeutung. Oft stellt es einen großen Aufwand für ein Unternehmen dar, Daten aus den verschiedensten Systemen zusammenzubringen, um einen besseren Überblick und neue Einblicke in Unternehmensprozesse zu erhalten. Der Wunsch ist groß, so viele Datenquellen wie möglich zu integrieren. Allerdings ist es nicht immer sinnvoll alle Daten in ein Data Warehouse oder einen Data Lake zu integrieren. Die Einbindung in ein Dashboard kann dabei helfen Erkenntnisse zu gewinnen und Rückschlüsse zu ziehen. Tableau ist ein großartiges Werkzeug, um verschiedene Datenquellen zu kombinieren. Dies kann man sich auch im Bereich des Projektmanagements zu Nutze machen.

Als die IT-Welt eifrig agile Projektmethoden nutzte und die bekannte Wasserfall-Methode hinter sich ließ, um mit der schnellen Tech-Entwicklung Schritt zu halten, kamen viele von uns mit Tools wie Jira und Trello in Berührung, die Boards, Aufgaben, Stories usw. nutzen. Die Projektmanager und Product Owner können damit leicht den Überblick über den aktuellen Fortschritt im eigenen Projekt behalten und das Team kann seine Aufgaben verfolgen und bearbeiten. Eine Projektstatus-Präsentation zu erstellen oder einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen, das Budget, etc. zu geben, wäre noch in kurzer Zeit machbar, aber für mehrere Projekte parallel verantwortlich zu sein, ist definitiv eine Herausforderung. Dieser Gedanke inspirierte mich, die Jira-Daten mit den Daten anderer Systeme in Tableau zu integrieren und das Projektmanagement effizienter zu gestalten.

Der Zugriff auf diese Daten mit Tableau ist einfach dank der Möglichkeit, einen angepassten Web Data Connector zu erstellen und zu hosten. Die Verbindung zu einem Web Data Connector in Tableau ist ebenfalls unkompliziert. Der von mir entwickelte und angepasste Web Data Connector ermöglicht es jeder Jira-Site und jedem Benutzer sich zu verbinden und die Jira-Daten abzurufen, für die er berechtigt ist.

Sobald ich mich in Tableau mit unseren Jira-Daten verbunden hatte, habe ich sie mit Planungs-, Personal- und Budgetierungsdaten angereichert. Das Endprodukt ist ein Projektmanagement-Dashboard, das die Zeit deutlich reduziert, die Projektmanager und Programmmanager benötigen, um die Gesamtsituation in den Projekten zu überwachen. Insbesondere die Budgetplanung, Personalbesetzung, Arbeitsbelastung und die zeitliche Planung sind dadurch effizienter.

Die Erstellung eines Dashboards, das auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten ist, ist von großem Wert. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit Daten zu speichern und so z.B. Planungsdaten direkt aus dem Tableau Dashboard in eine Datenbank oder direkt in Jira zu überführen. Für dieses Beispiel habe ich die Jira API als Datenquelle verwendet, aber der Web Data Connector ist nicht nur auf APIs beschränkt. Alles, worauf ein Webserver zugreifen kann, kann in die Hypersprache übersetzt werden, die Tableau versteht. Das kann eine Datenbank sein, für die Tableau keinen vordefinierten Connector hat, oder jeder strukturierte webbasierte Endpunkt.

Die Vorteile der Erstellung einer maßgeschneiderten Übersicht für das Projektmanagement in Tableau unter Verwendung aller relevanten Daten sind vielfältig. Mit der Übersicht über den Projektfortschritt, das verbleibende Budget und die benötigte Zeit für die Erledigung der Aufgaben, können bessere und schnellere Entscheidungen getroffen werden. Zudem wird die Arbeitsverteilung zwischen den Teammitgliedern und deren Fähigkeiten verbessert sowie eine kosteneffiziente Planung und optimale Personalbesetzung gefördert. Das Zeiteinsparungspotenzial ist in einer Multiprojektumgebung sogar noch größer.